Privacyverklaring

1.Algemeen

The Merchtem Cats vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. The Merchtem Cats vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als The Merchtem Cats vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

The Merchtem Cats vzw

De Zippe 20

1785 Merchtem

Algemeen secretariaat : info@merchtemcats.com

Privacy admin : admin@merchtemcats.com

1.1 Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door The Merchtem Cats vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

-om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van The Merchtem Cats vzw (uitvoering overeenkomst)

-Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)

-Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

1.2 Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

• Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit

• Gevoelige persoonsgegevens: medische fiche

• Een foto voor je licentieaanvraag.

1.3 Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door :

• Bestuursleden

• Federatie

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

1.4 Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

1.5 Bewaartermijn

The Merchtem Cats vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. The Merchtem Cats vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na inschrijving, mits er geen hernieuwing is.

1.6 Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

Alle personen die namens The Merchtem Cats vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen

We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

1.7 Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.

Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

1.8 Foto’s op de website

Regelmatig nemen wij bij activiteiten foto’s. Bij aanvraag van het lidmaatschap geef je stilzwijgend ons het recht om deze te mogen publiceren op onze website www.merchtemcats.com.

Mocht je dit niet wensen, ook achteraf, kan dit ten allen tijde verwijderd worden mits een schriftelijke melding.

1.9 Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

1.10 Wijziging privacyverklaring

The Merchtem Cats vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen.

De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018.